Personopplysninger i saker for Ombudsnemda for Forsvaret

Ombudsnemnda skal fremme og beskytte rettighetene og interessene til personer som har tjenesteplikt etter forsvarsloven og personer som har tjenestegjort i internasjonale operasjoner. Ombudsnemda behandler personopplysninger når det er nødvendig for å ivareta sitt mandat. Det kan eksempelvis være etter en innkommende henvendelser eller fordi Ombudsnemda etter eget tiltak ønsker å foreta undersøkelser. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i disse sakene er lov om Stortingets ombudsnemnd for Forsvaret, se § 15.

Vi benytter et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem som følger norsk arkivstandard til vår saksbehandling. Dokumenter og personopplysninger som inngår i mottaket og behandlingen av enkeltsaker lagres bare varig i saksbehandlings- og arkivsystemet.

Sender du inn en henvendelse eller kontakter oss av andre årsaker som faller inn under vårt mandat, registrerer vi personopplysningene som inngår i informasjonen du sender inn. Dette vil typisk være navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse, og andre personopplysninger som inngår i henvendelsen. Ved behov innhenter vi andre dokumenter i saken og registrerer disse i saksbehandlings- og arkivsystemet. Vi behandler opplysningene i samsvar med personopplysningsloven og arkivloven.

Henvendelser til vårt e-postmottak overføres til vårt saksbehandling- og arkivsystem, og fjernes deretter fra e-postmottaket.

Navnet til den som har henvendt seg til oss vil ikke synes på offentlig journal, med mindre dette er klarert med vedkommende eller man henvender seg på vegne av en myndighet eller organisasjon. Opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt og andre opplysninger som allmennheten ikke kan kreve innsyn i, blir sladdet.

Det kan kreves innsyn i det offentlige innholdet av journal som Ombudsnemnda fører for registrering av dokumenter etter lov om Stortingets ombudsnemnd for Forsvaret § 14 fjerde ledd. Navnet til den som har bedt om innsyn i en sak vil fremgå av offentlig journal sammen med hvilken sak det gjelder. Vi gir ikke innsyn i informasjon som er underlagt lovbestemt taushetsplikt eller andre opplysninger som allmennheten ikke kan kreve innsyn i.

Søknad på stillinger hos Ombudsnemda for Forsvaret

Når du søker på stilling hos oss, behandler vi personopplysninger om deg som er relevante og nødvendige for å vurdere skikkethet for en utlyst stilling.  Søknadene slettes etter at tilsettingsprosessen er avsluttet.

Foredrag og seminarer

Personopplysninger om deltagere på seminarer og foredrag i Ombudsnemdas regi bruker vi kun til å arrangere seminaret. Normalt sletter vi opplysningene når foredraget eller seminaret er gjennomført. Dersom deltageren har samtykket til at kontaktinformasjonen kan brukes til å informere om nye seminarer og foredrag, eller informasjonen er journalpliktig etter arkivloven, vil vi likevel oppbevare opplysningene.

Databehandleravtaler

Vi inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss.

Dine rettigheter

Alle som spør, har rett på informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger om dem.

For å gjøre dine rettigheter etter personvernforordningen gjeldende, kan du kontakte oss ved å sende en e-post til post@forsvarsombudet.no.  Du har rett til svar fra oss innen 30 dager. Klage over vår behandling av personopplysninger kan sendes til Datatilsynet.

Du har rett til å be om:

• Innsyn i opplysninger om deg.
• Retting av mangelfulle eller uriktige opplysninger.

.

Du kan kreve at vi sletter opplysninger om deg når:

• Du trekker tilbake samtykke og vi ikke har andre lovlige grunnlag for behandlingen.
• Behandlingen er ulovlig.
• Du har protestert mot en behandling og vi ikke har berettiget grunn til å fortsette behandlingen.

.

Du kan kreve at vi begrenser behandlingen av opplysninger om deg i følgende tilfelle:

• Når du krever retting av opplysninger fordi du mener opplysningene er feilaktige. Kravet gjelder så lenge vi kontrollerer at opplysningene er riktige.
• Når du har protestert mot vår bruk av opplysninger og vi vurderer kravet.

.

Når behandlingen av opplysningene om deg er begrenset, kommer vi ikke til å bruke dem uten ditt samtykke. Dette gjelder ikke dersom vi trenger dem i forbindelse med et rettskrav eller fordi vi er pålagt det i lov. Vi informerer deg før en begrensning heves.

Du kan kreve at vi begrenser bruken av opplysninger om deg til lagring dersom de ellers skulle slettes.

Kontaktinformasjon

Du kan kontakte oss på e-post, telefon eller ordinær post dersom du har spørsmål eller ønsker informasjon. Våre kontaktopplysninger finner du her.